Koszt zatrudnienia pracownika w 2026 — etat, zlecenie, B2B

Odpowiedź

Zatrudnienie pierwszej osoby to moment, w którym wielu przedsiębiorców po raz pierwszy zderza się z różnicą między kwotą brutto w umowie, kwotą netto na koncie pracownika i kosztem, który ponosi firma. Te trzy liczby bywają od siebie odległe o kilkadziesiąt procent, a pomylenie ich prowadzi do źle policzonego budżetu. Ten tekst pokazuje, z czego składa się koszt pracownika na umowie o pracę, jak to się zmienia na zleceniu i przy współpracy B2B, jak z kwoty na rękę wyliczyć koszt firmy oraz co jeszcze, poza składkami, kosztuje zatrudnienie. Wszystkie przykłady są przeliczone na stawkach z 2026 roku.

Trzy liczby, które trzeba rozróżniać

Każde wynagrodzenie ma trzy wymiary i każdy z nich jest ważny dla kogoś innego.

• Brutto. Kwota, którą wpisuje się do umowy. Od niej liczy się wszystkie składki i podatek.
• Netto (kwota na rękę). To, co pracownik dostaje na konto po potrąceniu swoich składek, składki zdrowotnej i zaliczki na podatek dochodowy.
• Koszt pracodawcy. Brutto powiększone o składki, które pracodawca płaci ze swojej kieszeni, ponad wynagrodzenie brutto.

Pracownik myśli o netto, pracodawca o koszcie, a umowa mówi o brutto. Kiedy ktoś pyta „ile kosztuje pracownik, który ma dostawać 4 000 zł na rękę”, odpowiedź wymaga przejścia od netto do brutto, a stamtąd do kosztu. Pokazuje to jeden z przykładów poniżej.

Umowa o pracę: co płaci pracownik

Z kwoty brutto potrąca się kolejno składki pracownika, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Według obowiązujących stóp ustawowych w 2026 roku pracownik płaci:

Składnik	Stopa	Podstawa
Emerytalna	9,76%	wynagrodzenie brutto
Rentowa	1,5%	wynagrodzenie brutto
Chorobowa	2,45%	wynagrodzenie brutto
Zdrowotna	9%	brutto pomniejszone o trzy składki powyżej
Zaliczka na podatek	12%	podstawa po odjęciu składek i kosztów, minus 300 zł miesięcznie

Trzy pierwsze składki razem to 13,71% brutto i nazywa się je składkami na ubezpieczenia społeczne pracownika. Składka zdrowotna jest liczona od kwoty już pomniejszonej o te trzy składki, a nie od brutto, i dlatego w praktyce wynosi nieco mniej niż 9% brutto.

Zaliczka na podatek wymaga krótkiego wyjaśnienia, bo jej wzór jest wieloetapowy. Od brutto odejmujesz składki społeczne pracownika oraz koszty uzyskania przychodu: 250 zł miesięcznie albo 300 zł, jeżeli pracownik dojeżdża do pracy z innej miejscowości. Powstałą podstawę zaokrąglasz do pełnych złotych, mnożysz przez 12% i odejmujesz 300 zł miesięcznie. Tyle wynosi zaliczka, którą też zaokrąglasz do pełnych złotych. Odjęte 300 zł to miesięczna część kwoty zmniejszającej podatek (3 600 zł rocznie), która przy pracy na etacie działa przy każdej wypłacie. Gdy dochód pracownika narastająco w roku przekroczy 120 000 zł, od nadwyżki obowiązuje stawka 32%; w przykładach poniżej do tego progu nie dochodzimy.

Umowa o pracę: co płaci pracodawca

Pracodawca płaci składki od tej samej kwoty brutto, ale w innych stopach. W 2026 roku:

Składnik	Stopa	Uwagi
Emerytalna	9,76%	tyle samo co pracownik
Rentowa	6,50%	znacznie więcej niż pracownik
Wypadkowa	1,67%	stopa dla płatników do 9 ubezpieczonych
Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy	2,45%
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych	0,10%
Razem	20,48%	koszt ponad brutto

Stopa wypadkowa 1,67% dotyczy płatników zgłaszających do ubezpieczeń do 9 osób, a według informacji branżowych obowiązuje także od kwietnia 2026 roku. Płatnik zgłaszający 10 osób lub więcej ma stopę zależną od zagrożeń w jego branży i powinien ją sprawdzić w informacji z ZUS.

Dwa fakty warto zapamiętać. Pierwszy: składka rentowa pracodawcy (6,5%) jest ponad cztery razy wyższa niż pracownika (1,5%), dlatego łączna składka rentowa to 8%. Drugi: składki pracodawcy są większe niż potrącenia pracownika. Pracownik oddaje 13,71% na składki społeczne, a pracodawca dokłada 20,48% brutto.

Cały rachunek dla płacy minimalnej

Najniższe wynagrodzenie w 2026 roku wynosi 4 806 zł brutto (rozporządzenie Rady Ministrów z grudnia 2025 roku). Rachunek dla tej kwoty pokazuje wszystkie składniki naraz.

Składnik	Pracownik	Pracodawca
Emerytalna	469,07 zł	469,07 zł
Rentowa	72,09 zł	312,39 zł
Chorobowa	117,75 zł	–
Wypadkowa	–	80,26 zł
Fundusz Pracy i Solidarnościowy	–	117,75 zł
FGŚP	–	4,81 zł
Zdrowotna	373,24 zł	–
Zaliczka na podatek	168,00 zł	–
Razem potrącenia i składki	1 200,15 zł	984,28 zł

Z kwoty brutto 4 806 zł pracownik dostaje 4 806 zł − 1 200,15 zł = 3 605,85 zł, a pracodawca wydaje 4 806 zł + 984,28 zł = 5 790,28 zł. Do budżetu państwa i ZUS trafia więc 1 200,15 zł + 984,28 zł = 2 184,43 zł, czyli 37,7% kosztu pracodawcy. Pracownik zatrzymuje 62,3% tego, co wydaje firma.

Roczne ograniczenie podstawy składek

Składki emerytalna i rentowa liczy się od wynagrodzenia tylko do rocznego limitu, który w 2026 roku wynosi 282 600 zł (30-krotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia 9 420 zł). Kiedy suma przychodów pracownika od początku roku przekroczy tę kwotę, składek emerytalnej i rentowej, zarówno pracownika, jak i pracodawcy, nie nalicza się do końca roku od nadwyżki. Składki zdrowotnej to nie dotyczy, a chorobowa i wypadkowa liczą się dalej.

Przy wynagrodzeniu 30 000 zł miesięcznie limit zostaje przekroczony w październiku (9 × 30 000 zł = 270 000 zł, a 10 × 30 000 zł = 300 000 zł). Dla większości zatrudnionych w małych firmach limit nie ma znaczenia, ale przy wynagrodzeniach zarządu może zmienić miesięczne koszty o kilka tysięcy złotych.

Ulga dla młodych: pracownik zyskuje, firma nie

Pracownik do 26. roku życia nie płaci zaliczki na podatek dochodowy od przychodów z umowy o pracę, zlecenia i podobnych tytułów do łącznego limitu 85 528 zł rocznie. Pracodawca nie pobiera wtedy zaliczki, a pracownik dostaje więcej na rękę. Jego koszt się nie zmienia: składki, które płaci firma, są liczone tak samo.

To częsty błąd przy planowaniu płac. Młody pracownik na tej samej kwocie brutto kosztuje firmę tyle samo, ale zarabia na rękę więcej. Pokazuje to przykład poniżej. Ulga dotyczy tylko tych przychodów, a nie dochodów z własnej działalności gospodarczej.

PPK: opcjonalny koszt ponad składki

Pracownicze Plany Kapitałowe dodają kolejny element. Pracodawca wpłaca 1,5% wynagrodzenia brutto, a pracownik 2%, jeżeli nie zrezygnował z uczestnictwa. Dla pracodawcy to dodatkowy koszt, który nie zalicza się do powyższych 20,48%. Przy 4 806 zł brutto wpłata pracodawcy to 72,09 zł, więc łączny koszt rośnie do 5 862,37 zł. Wpłata pracownika (96,12 zł) pomniejsza jego kwotę na rękę. W tekście liczymy koszt pracodawcy bez PPK, a tam, gdzie PPK się pojawia, mówimy o tym wprost. Wpłata pracodawcy wpływa też na podatek pracownika, więc wyliczenie netto z PPK zrób w kalkulatorze wynagrodzeń brutto–netto.

Koszty, które nie są składkami

Składki to największa, ale nie jedyna pozycja. Zatrudnienie na etacie wiąże się z kosztami, które trudniej zobaczyć w jednym wierszu.

• Urlop. Pracownik ma prawo do płatnego urlopu: 20 dni w roku przy stażu poniżej 10 lat i 26 dni przy stażu co najmniej 10 lat. Za ten czas firma płaci wynagrodzenie, a pracy nie dostaje. Dlatego koszt godziny faktycznie przepracowanej jest wyższy niż koszt godziny płatnej.
• Choroba. Za pierwsze dni zwolnienia lekarskiego wynagrodzenie wypłaca pracodawca, potem zasiłek przejmuje ZUS. Dokładne okresy i procent świadczenia sprawdź w przepisach przed budżetowaniem, bo zależą od wieku pracownika i rodzaju choroby.
• Badania i szkolenia. Badania lekarskie przed zatrudnieniem i okresowe oraz szkolenie z bezpieczeństwa i higieny pracy są obowiązkiem pracodawcy i jego kosztem.
• Wyposażenie stanowiska. Komputer, telefon i oprogramowanie, a przy pracy z domu często także ekwiwalent za energię czy łącze.
• Obsługa kadrowa i płacowa. Lista płac, deklaracje i dokumentacja kadrowa kosztują czas albo opłatę dla biura rachunkowego.

Żadna z tych pozycji nie ma tu kwoty, bo zależy od stanowiska i firmy. Warto jednak wpisać je w zestawienie kosztów obok składek, bo koszt rocznej pracy pracownika liczy się dwunastoma wypłatami, a rzeczywista dostępność wynosi nieco mniej niż dwanaście miesięcy.

Umowa zlecenie

Zlecenie to umowa, w której nie obowiązuje Kodeks pracy, więc nie ma płatnego urlopu ani okresu wypowiedzenia na zasadach pracowniczych. Obowiązuje natomiast minimalna stawka godzinowa, która w 2026 roku wynosi 31,40 zł brutto za godzinę. Zleceniobiorca zatrudniony tylko na zleceniu podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowemu i wypadkowemu oraz zdrowotnemu. Chorobowe jest dobrowolne.

Stopy składek pracodawcy są takie jak na etacie: 9,76% emerytalna, 6,5% rentowa, 1,67% wypadkowa i 2,45% Fundusz Pracy. Fundusz Pracy płaci się od zlecenia, gdy zleceniobiorca zarabia co najmniej płacę minimalną. Składki na FGŚP dotyczą zatrudnienia pracowniczego, więc w poniższym rachunku zlecenia ich nie liczymy. Jeżeli zleceniobiorca ma inny tytuł do ubezpieczeń (etat, własną firmę), jego składki są rozłożone inaczej, a koszt pracodawcy może być niższy. To dlatego zlecenie wymaga dwóch pytań, zanim policzysz koszt: czy zleceniobiorca ma inne ubezpieczenia i z jakiego źródła pochodzi jego przychód.

Współpraca B2B

Przy współpracy B2B firma nie zatrudnia człowieka, tylko kupuje usługę od innej firmy. Płaci fakturę, a wykonawca sam odprowadza składki ZUS, składkę zdrowotną i podatek. Firma nie ponosi składek pracodawcy, nie płaci urlopu, nie płaci za chorobę i nie prowadzi dokumentacji kadrowej. W zamian ma mniejszą kontrolę nad czasem i sposobem pracy.

Dla firmy-zleceniodawcy koszt jest więc równy kwocie netto z faktury (VAT, jeśli firma jest jego płatnikiem, można odliczyć). Dla wykonawcy ta sama kwota z faktury jest przychodem, z którego musi pokryć składki i podatek, a przy mniejszych zleceniach także koszty działalności. Dlatego porównywanie „4 806 zł na etacie” z „4 806 zł na fakturze” jest błędne: etat daje pracownikowi 3 605,85 zł, a faktura na 4 806 zł zostawia wykonawcy mniej, bo żadnych składek nie płaci za niego pracodawca.

Są też ograniczenia. Preferencyjny ZUS i ryczałt nie przysługują osobom, które świadczą usługi na rzecz byłego pracodawcy w zakresie czynności z etatu (preferencyjny ZUS: w bieżącym lub poprzednim roku; ryczałt: także dla obecnego pracodawcy). Jeśli więc pracownik przechodzi na B2B i robi to samo dla tej samej firmy, traci część ulg. Szczegóły rozbieramy w artykułach o składkach ZUS i o wyborze formy opodatkowania.

Przykłady z pełnym rozliczeniem

Z tych przykładów wynikają trzy wnioski. Po pierwsze, koszt pracodawcy na etacie to niezmiennie brutto plus 20,48%, dopóki nie zostanie przekroczony roczny limit podstawy składek. Po drugie, kwota na rękę zależy od wieku i ulg pracownika, ale koszt firmy od nich nie zależy. Po trzecie, B2B jest tańsze dla firmy tylko wtedy, gdy zrezygnuje ona z pracowniczych uprawnień wykonawcy, a nie dlatego, że wykonawca zarabia więcej.

Terminy dla pracodawcy

Zatrudnienie pracownika uruchamia stałe obowiązki miesięczne.

• Zgłoszenie pracownika do ZUS następuje w ciągu 7 dni od dnia podjęcia pracy. Jest to jeden z terminów, które trzeba mieć w kalendarzu, bo zaniedbanie kończy się problemami z ubezpieczeniem.
• Składki ZUS płaci jednoosobowa firma i spółka osobowa do 20. dnia następnego miesiąca, a podmiot z osobowością prawną (sp. z o.o., S.A.) do 15. dnia.
• Zaliczki na podatek pobrane od pracowników (deklaracja PIT-4) wpłaca się do 20. dnia następnego miesiąca.
• Deklaracje roczne za pracowników (PIT-4R i PIT-8AR) składa się do końca stycznia następnego roku. Informację o dochodach pracownika (PIT-11) przekazuje się pracownikowi i urzędowi w terminie, który według przepisów upływa z końcem lutego; datę na dany rok sprawdź w kalendarzu podatkowym.

Terminy przesuwają się na najbliższy dzień roboczy, gdy wypadają w sobotę, niedzielę lub święto. Aktualną listę z konkretnymi datami znajdziesz w kalendarzu podatkowym 2026.

Jak policzyć koszt zatrudnienia krok po kroku

1. Ustal, jaką umowę chcesz zawrzeć i czy rzeczywiście spełnia ona warunki wybranego rodzaju.
2. Określ wynagrodzenie brutto i sprawdź, czy jest nie niższe niż 4 806 zł (etat pełnoetatowy) lub 31,40 zł za godzinę (zlecenie).
3. Dla etatu policz składki pracodawcy: brutto × 20,48% przy stopie wypadkowej 1,67%.
4. Dodaj PPK, jeżeli pracownik w nim uczestniczy: 1,5% brutto.
5. Dodaj koszty poza składkami: badania, szkolenia, wyposażenie, obsługę płac.
6. Podziel roczny koszt przez liczbę godzin, które pracownik faktycznie przepracuje, aby poznać koszt godziny pracy.
7. Zapisz terminy: zgłoszenie do ZUS w 7 dni, składki do 20. lub 15. dnia, zaliczki PIT-4 do 20. dnia.

• Wiem, jaki jest rodzaj umowy i czy jego cechy zgadzają się z faktycznym sposobem pracy.
• Policzyłem koszt pracodawcy, a nie tylko kwotę brutto.
• Uwzględniłem stopę wypadkową właściwą dla mojej liczby ubezpieczonych.
• Zaplanowałem PPK, jeśli pracownik w nim uczestniczy.
• Mam w kalendarzu termin zgłoszenia do ZUS i miesięczne terminy składek oraz zaliczek.
• Wiem, że ulga dla młodych zmienia kwotę na rękę, ale nie koszt firmy.

Typowe błędy

• Porównywanie kosztu pracodawcy z kwotą netto pracownika. Różnica to zwykle ponad 60%, a nie 20%.
• Dodanie 20,48% do kwoty, którą pracownik ma dostać na rękę, zamiast do brutto.
• Pominięcie składki wypadkowej i funduszy przy planowaniu kosztów.
• Założenie, że zlecenie jest zawsze tańsze od etatu. Składki pracodawcy są podobne, a tańsze jest tylko to, czego zlecenie nie obejmuje, czyli urlop i okres wypowiedzenia.
• Zastąpienie etatu fakturą B2B przy zachowaniu cech stosunku pracy.
• Zapomnienie, że płaca na zleceniu nie może być niższa niż 31,40 zł za godzinę.
• Przyjęcie, że ulga dla młodych obniża koszt firmy. Obniża tylko podatek pracownika.
• Pominięcie rocznego limitu podstawy składek przy wysokich płacach: bez niego miesięczne koszty w drugiej połowie roku są policzone zbyt wysoko.

Najczęstsze pytania

Ile wynosi koszt pracodawcy przy najniższej krajowej w 2026 roku?

5 790,28 zł miesięcznie bez PPK, przy brutto 4 806 zł i stopie wypadkowej 1,67%. Pracownik dostaje wtedy 3 605,85 zł na rękę.

Dlaczego kwota na rękę jest niższa niż brutto o więcej niż same składki?

Z brutto potrąca się trzy rodzaje obciążeń: składki społeczne pracownika (13,71%), składkę zdrowotną (9% od kwoty po składkach społecznych) i zaliczkę na podatek. Dopiero po ich odjęciu zostaje kwota netto.

Czy składki pracodawcy zawsze wynoszą 20,48%?

Przy stopie wypadkowej 1,67% i wynagrodzeniu poniżej rocznego limitu podstawy składek tak. Stopa wypadkowa zależy od liczby ubezpieczonych i branży, a po przekroczeniu rocznego limitu składki emerytalna i rentowa nie są już naliczane.

Czy zlecenie jest tańsze niż etat?

Składki pracodawcy są niemal takie same: na etacie dochodzi tylko niewielka składka na FGŚP (0,10%). Różnica leży w uprawnieniach: na zleceniu nie ma płatnego urlopu ani okresu wypowiedzenia na zasadach pracowniczych.

Ile kosztuje pracownik na B2B?

Tyle, ile wynosi faktura netto. Firma nie płaci składek pracodawcy, nie płaci urlopu ani choroby. Dla wykonawcy ta sama kwota oznacza mniej niż etat, bo sam płaci wszystkie składki i podatek.

Czy PPK jest obowiązkowe?

Uczestnictwo pracownika jest dobrowolne: może zrezygnować. Gdy uczestniczy, pracodawca wpłaca 1,5% brutto, a pracownik 2%.

Czy mogę zatrudnić pracownika, jeśli sam płacę niskie, preferencyjne składki?

Tak. Składki pracodawcy za pracownika są niezależne od składek, które płacisz za siebie. Ulgi ZUS dla nowych firm dotyczą składek właściciela, a nie składek za zatrudnionych.

Rozmowa z nami

Warto porozmawiać, gdy:

• zatrudniasz pierwszą osobę i chcesz wybrać umowę,
• porównujesz etat ze zleceniem i współpracą B2B przy konkretnych kwotach,
• zamieniasz pracownika na wykonawcę B2B i chcesz sprawdzić, czy nie ma cech stosunku pracy,
• planujesz wynagrodzenia, które zbliżają się do rocznego limitu podstawy składek,
• chcesz wdrożyć PPK i policzyć jego koszt.

Źródła

• Dziennik Ustaw 2025, poz. 1242: minimalne wynagrodzenie na 2026 r. · sprawdzono 19.10.2026
• Zielona Linia: wysokości składek na ubezpieczenia społeczne w 2026 r. · sprawdzono 19.10.2026
• podatki.gov.pl: stawki i limity PIT dla działalności · sprawdzono 19.10.2026
• podatki.gov.pl: Ulga dla młodych w PIT · sprawdzono 19.10.2026
• Biznes.gov.pl: Jakie składki płaci przedsiębiorca do ZUS (terminy) · sprawdzono 19.10.2026
• Biznes.gov.pl: Obniżone składki ZUS przez 24 miesiące · sprawdzono 19.10.2026